1. Verwerkingsverantwoordelijke
AI met Awi is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via aimetawi.nl, onze contact- en intakeformulieren en onze eigen leadformulieren op Facebook en Instagram (Meta). Je bereikt ons via info@aimetawi.nl.
2. Welke persoonsgegevens?
Afhankelijk van hoe je contact met ons opneemt, verwerken we naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, website, gegevens over je vraag of project, eventuele budget- en planningswensen, afspraakgegevens en de informatie die je zelf in een formulier invult. Voor nieuwsbriefinschrijvingen verwerken we je e-mailadres en aanmeldgegevens. Bij websitebezoek kunnen technische gegevens zoals IP-adres, browser, bezochte pagina’s en online identificatoren worden verwerkt. Bij zakelijke prospectie kunnen we openbare bedrijfs- en contactgegevens gebruiken. Bij sollicitaties verwerken we ook de opgegeven werkervaring, testtools, profiel-URL en eventuele toelichting.
Vermeld liever geen gevoelige persoonsgegevens in vrije tekstvelden.
3. Doelen en rechtsgronden
- Contact, intake en offertes: reageren op aanvragen, afspraken plannen en voorstellen maken, op basis van voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te beantwoorden.
- Uitvoering en administratie: dienstverlening en het voldoen aan wettelijke of fiscale verplichtingen, op basis van de overeenkomst of wettelijke verplichting.
- Nieuwsbrieven: versturen wanneer je je daarvoor aanmeldt, op basis van toestemming; je kunt je altijd uitschrijven.
- Zakelijke benadering: passende aanbiedingen aan organisaties, op basis van gerechtvaardigd belang, met inachtneming van marketingregels en je recht van bezwaar.
- Techniek en statistiek: beveiliging en functioneren van de website op basis van gerechtvaardigd belang; voor statistiekcookies gebruiken we toestemming.
- Advertentiemeting: effectiviteit van ChatGPT-advertenties meten via de OpenAI Pixel, uitsluitend na afzonderlijke toestemming.
4. Facebook- en Instagram-leadformulieren (Meta Ads)
Als je via onze Meta-advertenties een formulier invult, ontvangt AI met Awi de door jou opgegeven contactgegevens en informatie over je interesse in bijvoorbeeld een website of AI-agent. We gebruiken die om jouw aanvraag te beantwoorden, contact op te nemen en eventueel een vrijblijvend aanbod te doen. Alleen een aanvraag versturen betekent niet dat je automatisch bent ingeschreven voor onze nieuwsbrief of andere marketingmails. Daarvoor vragen we zo nodig afzonderlijk toestemming.
Meta verwerkt als platform ook zelf gegevens. Lees het privacybeleid van Meta.
5. Sollicitaties en recruitment
Als je via onze vacaturepagina solliciteert, gebruiken we je gegevens uitsluitend om je kandidatuur te beoordelen, contact op te nemen en in overleg met jou een eventuele introductie bij een werkgever te organiseren. Dit doen we om stappen te nemen voor een mogelijke (arbeids)overeenkomst en wegens ons gerechtvaardigd belang bij zorgvuldige bemiddeling. AI met Awi is de eerste ontvanger van je aanvraag. We delen je profiel niet met een opdrachtgever zonder dit vooraf met je af te stemmen. Solliciteren is geen nieuwsbriefinschrijving en er vindt geen uitsluitend geautomatiseerde selectie of afwijzing plaats.
We bewaren gegevens uit het sollicitatieformulier in beginsel maximaal 90 dagen na ontvangst, tenzij er een wettelijke reden is om ze langer te bewaren. Als de procedure eerder is afgerond, verwijderen we gegevens doorgaans binnen vier weken. Wil je langer in een talentbestand blijven, dan vragen we hiervoor afzonderlijk toestemming. Gegevens die je per e-mail toestuurt behandelen we volgens dezelfde uitgangspunten.
6. Delen met dienstverleners
We kunnen gegevens delen met partijen die nodig zijn voor hosting, databases, e-mail, CRM, planning, automatisering en analyse. Voor de website gebruiken we onder meer Vercel als hostingplatform en, indien toegestaan, Google Analytics voor webstatistieken en OpenAI voor de conversiemeting van ChatGPT Ads. Meta verzorgt de leadformulieren op Facebook en Instagram. We verkopen geen persoonsgegevens. Waar vereist maken we verwerkersafspraken. Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, passen we waar nodig passende wettelijke waarborgen toe.
7. Cookies, statistieken en advertentiemeting
Via de cookiemelding kun je afzonderlijk toestemming geven voor statistieken (Google Analytics) en advertentiemeting (de OpenAI Pixel voor ChatGPT Ads). Beide zijn optioneel. Zonder jouw toestemming laden we de betreffende meetdiensten niet. De instellingen voor advertentieopslag, advertentiegebruikersgegevens en advertentiepersonalisatie binnen Google Analytics blijven ook bij statistiektoestemming uitgeschakeld.
Wanneer je advertentiemeting toestaat, kan de OpenAI Pixel paginaweergaven, nieuwe nieuwsbriefregistraties, succesvol verstuurde contactaanvragen en geboekte gesprekken meten. De Pixel verwerkt daarvoor technische identificatoren en kan het klikkenmerk oppref in een cookie __oppref bewaren (tot circa 30 dagen). Een aanvullende browsercookie __obref kan tot circa 365 dagen bewaard blijven. Als automatische geavanceerde matching is ingeschakeld, kan de Pixel ondersteunde klantgegevens uit herkenbare formulieren in de browser hashen voor conversiekoppeling. We sturen zelf geen naam, e-mailadres, telefoonnummer of vrije formulierinhoud mee in onze meetgebeurtenissen.
Je keuzes worden op dit apparaat bewaard. Je kunt ze hieronder op ieder moment wijzigen of intrekken. Bij intrekking blokkeren we de betreffende meting en verwijderen we waar mogelijk de cookies van die meetdienst. Lees ook het privacybeleid van Google en het privacybeleid van OpenAI.
8. Bewaartermijnen
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Gegevens uit aanvragen bewaren we zolang nodig is voor beantwoording en redelijke opvolging, en zo nodig voor een daaropvolgende klantrelatie of geschil. Nieuwsbriefgegevens bewaren we tot uitschrijving. Voor de fiscale administratie geldt doorgaans een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Waar een concrete kortere termijn van toepassing is, volgen we die.
9. Jouw rechten
Je kunt inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van gegevens verzoeken, waar dit wettelijk van toepassing is. Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen en gegeven toestemming intrekken. Stuur je verzoek naar info@aimetawi.nl; we reageren in beginsel binnen één maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. AI-chatassistent
Wanneer je de AI-chat gebruikt, sturen we de vragen en de recente gesprekscontext naar onze AI-dienstverlener Anthropic om een antwoord te maken. We bewaren chatgesprekken niet als aparte transcripten in onze eigen website-database en voegen chatberichten niet automatisch toe aan het CRM. De verwerking bij Anthropic valt onder de afspraken en het beleid voor het gebruikte API-product. Vul geen gevoelige of vertrouwelijke persoonsgegevens in de chatbot in. Voor een persoonlijke aanvraag kun je het contact- of afspraakformulier gebruiken.
11. Beveiliging en wijzigingen
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze diensten of de wet veranderen. De actuele versie vind je altijd op deze pagina.